人事業務を軽減させる採用管理システムとは

企業が労働力確保の切り札として力を注いでいるのが中途採用です。新卒の採用が頭打ちになっている現状において、即戦力となり得る中途採用は、企業の中期的な人材採用戦略においてなくてはならないものなのです。しかしながら、中途採用は新規採用とはことなり、年中募集を行う必要があるばかりか、現場各部署との連携が不可欠となります。したがって、人事担当者における人事業務は膨大となり、多くの労働力を投入せざるを得ないのが実態なのです。採用管理システムは、こうした企業の悩みを解消するために開発されました。募集から採用までのプロセスを一括管理するばかりか、採用通知などを自動的にメール送信する機能を実装しているものもあり、各企業の人事部門から大いに注目されています。

中途採用の人事業務における課題

中途採用を成功させるためには、会社が求める即戦力となり得る人材を効率的に確保し、現場に配置し必要な訓練をすることです。したがって、各部署におけるニーズをタイムリーに把握することがとても大切です。中途最小枠が少なければ、人事担当者が各部署と直接対応すれば問題ありませんが、年中、大量の中途採用を募集するとなると、人事担当者が部署ごとに必要とする人材の人数やスキルなどを取りまとめることは不可能です。さらに、応募してきた求職者の情報を取りまとめ、選考試験の実施状況、面折試験の案内や合否の連絡などを管理するためには多大な労力が必要になってきます。企業において、採用・人事などの非現業部門大きな労力をかけることは得策とは言えません。したがって、求人募集から内定通知までのプロセスを一括管理するシステムの構築は必然的なことであり、中途採用を募集する企業にとっては生命線とも言えるシステムなのです。

採用管理システムの導入による人事業務の削減内容

採用管理システムの大半は社内ネットワークなどを通じて、部署ごとの求人数、必要なスキルなどを人事部門に収集します。このことによって、人事部門と各部署がタイムリーに情報を共有できる上、情報にかかる労力を大幅に削減できます。さらに、応募してきた人のデータもシステムに集積され、選考状況や結果、面接の日程や通知などの工程が一覧に出力されますので、通知漏れや選考作業の遅れが一目瞭然となり、通知漏れにより人材を確保できなかったといったミスを防ぐことができます。また、内定通知については、自動的にメールを送信、また開封確認を確認できるシステムもありますので、人事担当者の業務は、選考状況の進捗管理に特化することも可能ですから、人事業務を大幅に削減することが可能となり、非現業部門の人件費抑制にもつながるのです。